Začněte provozem, ne kalendářem
Častá chyba je začít otázkou „kolikrát týdně?“. Rozumnější je začít otázkou, jak vypadá váš běžný den. Kolik lidí je v kanceláři ve skutečnosti přítomno? Pracujete na home office, nebo je prostor plný každý den? Chodí k vám klienti? Jsou v budově jídelna, kuchyňka nebo sprchy? Stejná plocha může mít při jiném provozu úplně jiné nároky.
Rozdělte prostor na zóny
Projděte kancelář a rozdělte ji na několik typů míst:
- Sdílené a hygienické prostory: toalety, kuchyňky, společné chodby. Bývají nejcitlivější na zanedbání, protože je používají všichni.
- Příjem a zasedací místnosti: místa, kde si o firmě dělají obrázek klienti a návštěvy.
- Pracovní místa: podlahy, stoly, odpadkové koše. U stolů si předem ujasněte, zda se na nich uklízí, nebo zda mají zaměstnanci nechat pracovní plochu volnou.
- Okrajové prostory: sklad, archiv, technické místnosti, schodiště. Často stačí méně časté úklidy.
Ke každé zóně určete výsledek a četnost
Místo obecného „vyčistit kancelář“ popište konkrétně: vysát podlahy, vynést koše, otřít kontaktní plochy, vyčistit sanitu, doplnit spotřební materiál (pokud je součástí dohody). Poté každé zóně přiřaďte četnost. Mohou to být například denní, týdenní nebo měsíční činnosti, ale konkrétní interval je vždy věc dohody podle vašeho provozu a možností dodavatele, ne obecné pravidlo. Jednotlivé činnosti mohou mít různé intervaly: toalety častěji než okna nebo polstrování.
Oddělte pravidelný a periodický úklid
Pravidelný úklid pokrývá běžné udržování. Jednorázové nebo méně časté práce, jako generální úklid, čištění koberců a čalounění, plánujte zvlášť. Každý takový rozsah a termín je nutné předem dohodnout.
Počítejte s přístupem a časem
Důležité je i to, kdy se bude uklízet: mimo pracovní dobu, brzy ráno, nebo během provozu? Kdo zajistí přístup do budovy a bezpečné předání klíčů či čipů? Tuto odpovědnost si ujasněte předem, ale citlivé údaje, jako přístupové kódy, do poptávkového formuláře nevypisujte.
Ověřte a upravte
První dohodnutý rozsah berte jako výchozí verzi. Po prvních týdnech zkontrolujte, co funguje a co chybí. Firma RR Cleaning Services s.r.o. kontroluje kvalitu úklidu; konkrétní nastavení kontrol je ale vhodné probrat při domluvě.
Co připravit do poptávky
Orientační plocha, počet pracovníků, typy podlah, počet toalet a kuchyněk, požadovaná doba úklidu, zvláštní prostory a vaše priority. Nemusíte mít vše přesně; i hrubý popis pomůže.